Muoversi per tempo
Le cose principali da valutare sono queste:
- Decidere la data della nostra festa.
- Cercare uno spazio adatto, preferibilmente la nostra casa.
- Stabilire il numero massimo degli invitati
- Cercare un braccio destro (un’amica o una sorella) con cui ci sia un accordo perfetto.
- Distribuire i compiti, verificando la reale disponibilità degli aiutanti.
- Una volta scelti gli aiuti, delegare completamente i compiti.
Quando: scegliere con cura la data
Programmiamo in anticipo la data della festa che vogliamo organizzare. S’intende che sarebbe meglio scegliere la bella stagione che ci permetterebbe, se siamo fortunati, di adoperare eventuali spazi esterni. Inoltre un buffet estivo è più semplice da organizzare perché i piatti freddi si possono preparare in anticipo e ci permetteranno di limitare al minimo le cose da fare in cucina il giorno stesso.
D’altra parte però va considerata la necessita di organizzare lo spazio in frigo per accogliere le pietanze preparate in anticipo, le bevande e il ghiaccio.
Niente vieta di organizzare una festa fai da te anche in inverno. Scegliamo con attenzione chi invitare e cosa cucinare, consigliandoci con chi è abituato a cucinare e a ricevere, in modo da non esagerare nel menù e negli inviti, ma non giochiamo neppure al ribasso, perché stare insieme in allegria è sempre una buona idea.
Dove: la location
Occorre decidere per tempo dove si svolgerà la festa e, di conseguenza, stabilire il numero di invitati.
Se avete una casa abbastanza grande, magari un terrazzo o un giardino anche piccolo, il mio consiglio è assolutamente di organizzare lì la vostra festa. Si sa che le stagioni non son più quelle di una volta e, in ogni caso, noi potremmo voler invitare gli amici a Natale o festeggiare il compleanno a febbraio. A casa nostra, tutto sarà più facile e, disponendo di uno spazio esterno, in caso di bel tempo potremo sfruttarlo almeno un po’, sia in estate che in inverno.
Non serve una reggia, a volte bastano opportuni spostamenti di tavoli e divani, e una stanza in più dove riporre le cose che si rompono o qualche piccolo mobile.
Se proprio fosse impossibile o se non volete confusione in casa, allora dovrete cercare un posto adatto. Dal salone della Parrocchia alla casa della nonna in campagna, tutto andrà bene, così come affittare una location in base ai vostri gusti, meglio (ma non è un disastro il contrario) con uso di cucina. Ci sono molti posti così a cominciare dai bellissimi saloni dei conventi ormai quasi vuoti, o i loro chiostri, ma anche piccoli circoli o locali che affittano una sala per feste private. Avremo un costo da valutare che organizzando a casa non ci sarebbe.
Quanti saremo: gli inviti
Se da una parte non c’è festa senza amici, dall’altra troppi invitati potrebbero compromettere la buona riuscita della festa. Decidere quante persone invitare non è facile, e so che la lista degli inviti sarà corretta molte e molte volte prima di essere definitiva. E anche allora sarà provvisoria, soggetta a disdette dell’ultimo minuto e, viceversa, alla necessità di aggiungere in coda qualcuno che avevamo dimenticato.
Non dimentichiamo che ogni persona ha bisogno del suo spazio vitale, ma che non c’è festa senza amici. Consideriamo inoltre la possibilità che piova, e che tutto si debba trasferire da un eventuale giardino ad uno spazio coperto attiguo, che dovrà essere comunque adeguato al numero di persone.
Infine consideriamo che se le persone fossero davvero troppo numerose, non riusciremmo a scambiare due parole con tutti, e che gli invitati devono conoscersi tra di loro, almeno a piccoli gruppi, o qualcuno si annoierà di sicuro.
Il braccio destro
Per organizzare le cose al meglio c’è bisogno di aiuto, serve un braccio destro di cui potersi fidare completamente e con un buon senso pratico. Sorelle, fratelli, amici, mogli e mariti: la scelta è delle più ampie ma, a mio parere. quando si vogliono fare le cose moltiplicando i numeri, occorre moltiplicare anche le forze, ed è indispensabile un consigliere esperto a cui potersi appoggiare nell’organizzare una festa giocando d’anticipo. Non parlo, intendiamoci, degli aiuti concreti di cui bisognerà avvalersi per la buona riuscita dell’evento, ma di una mente coordinatrice che possa affiancare la nostra nelle tante cose a cui pensare. Scegliete con cura a chi telefonare per chiedere “ cosa dici?…” e poi fidatevi del vostro consigliere.
Scegliere gli aiuti e delegare i compiti
Se qualcuno intorno a noi si offrisse gentilmente di aiutare, non diciamo di no, ma accettiamo di buon grado. Il segreto è di affidare ai nostri fidi aiutanti quello che sono realmente in grado di fare: le foto a chi sa fotografare, i centrotavola a chi è bravo con i fiori, un aiuto con il menù alle amiche che cucinano volentieri. Piccoli compiti, non esagerati affinché chi si è offerto volontario non debba pentirsi, saranno per noi un grande aiuto, proprio quello che ci permetterà di avere tempo per il parrucchiere.
Ci vuole molta chiarezza da parte nostra nell’affidare un compito alle persone intorno a noi che devono dichiararsi disponibili a svolgere il loro compito fino in fondo.
E poi occorre fidarsi e delegare completamente. Ad esempio se affidate il vino a vostro marito (esempio classico…), siate esplicite nel chiedere se lo può fare, pretendete una risposta chiara, e poi non pensateci più. Dimenticatevi del vino e non esaurite il marito. Se ha detto sì, lo farà.
Conclusione
Una volta stabilite queste cose, potremo affrontare gli argomenti uno alla volta perché, per l’appunto, stiamo parlando di organizzare una festa giocando d’anticipo, e avremo tutto il tempo di fare con calma e di pensare anche agli allestimenti, i centrotavola, piatti e bicchieri e musica e, infine – ultimo ma non ultimo- di stabilire un fantastico menù, giusto per la circostanza.
